E-lettera di John Shook: Comunicazione alla comunità

Nella sua ultima e-lettera, il CEO della LEI, John Shook, invita tutti i lean thinkers del mondo a partecipare e iniziare a collaborare nella nuova comunità online della LEI, il Lean Post.

Vediamo la traduzione della lettera:

Lean thinking e pratica è tutta riguardante affrontare e risolvere i problemi, piccoli, grandi, strani, appiccicosi, concreti, immaginari. Noi affrontiamo problemi per rendere le cose migliori. Ma come affrontiamo il problema sempre presente della… comunicazione?

Può essere vero che non è mai esistita una organizzazione che non ha sofferto dai problemi di comunicazione. E se ciò è vero per le organizzazioni, cosa succede per le comunità? Certamente possiamo fare le cose meglio, affrontandolo allo stesso modo in cui affrontiamo tutti gli altri problemi. Quindi, come una contromisura, questa settimana stiamo lanciando il The Lean Post.

Comunicazione Lean

Comunicazione, ossia l’atto di condivisione delle informazioni, è un mezzo per ottenere la comprensione condivisa delle condizioni attuali, delle condizioni ideali, e della differenza tra i due. Da lì, possiamo ottenere i punti di vista condivisi su cosa noi possiamo fare per agire su questa differenza, di capirla meglio e per rendere le condizioni globali migliori. Questo è ciò che chiamiamo allineamento.

Le organizzazioni lean desiderano questa comprensione condivisa, e spendiamo moltissimo sforzo e altrettanto tempo per ottenerla. Infatti, molte pratiche lean sono, nella loro essenza, gli strumenti e metodi che supportano l’allineamento, quali:

• prendersi più tempo prima di imbarcarsi nelle nuove iniziative
• rendere informazioni che devono essere condivise (processi, protocolli, misurazioni, sfide, problemi, differenze) il più possibile visibili
• vedere gli A3 come un aiuto al lavoro per comunicare e stabilire l’allineamento per le squadre per chiudere le differenze tra le condizioni attuali e condizioni target
• usare le value stream map come un aiuto visuale per generare i punti di vista condivisi dello stato attuale e futuro
• implementare la strategia (hoshin kanri) come un processo che impegna tutti nella definizione degli obiettivi, nella creazione dei piani, e nella gestione delle condizioni “piano contro attuale”
• cercare la condivisione della conoscenza basandosi sul pull, ossia anziché trasmettere tutto, risultando in sovraccarico di informazioni per tutti, di immagazzinare informazioni di valore in modo tale che possono essere tirate (pull) quando necessario da chi ne ha bisogno
• applicare le 5S alle informazioni e anche alle proprietà fisiche per rimuovere i disturbi (informazioni non necessarie/sprechi), per organizzare le informazioni utili, e per mantenere regolarmente queste informazioni in modo che risultino disponibili quando se ne ha bisogno

Tutti questi sono semplicemente mezzi di condivisione in modo tale che, insieme, possiamo imparare di rendere le cose migliori collaborando.

Prima e soprattutto, quali sono i fatti?

Nella Lucile Packard Children’s Hospital di Stanford in Palo Alto, CA, tutti i medici e amministratori si incontrano ogni giorno esattamente alle 10.30 del mattino. In soli 15 minuti la squadra efficacemente ed efficientemente condivide lo status della sicurezza dei pazienti, dello staffing, del flusso e di tutti gli altri problemi che si incontrano giornalmente. Le questioni urgenti vengono affrontati immediatamente e grandi problemi vengono discussi, con cadenza giornaliera o settimanale. La squadra raccoglie i fatti, condivide i fatti, interpreta (velocemente), decide e agisce sui fatti.

Molti di voi sanno di simili esempi di buone pratiche. E tutti sappiamo molti esempi dell’opposto, ossia di percorsi comunicativi che inibiscono l’allineamento, comprensione condivisa della situazione, e visione condivisa delle condizioni target. Va bene, naturalmente, non essere d’accordo, infatti un conflitto sano è, in realtà, sano, ma almeno si cerca di capire l’un l’altro. Iniziando con i fatti. E da lì, dalla condivisa visione di quello che sta accadendo veramente, possiamo interpretare questi fatti. E da lì arrivano le opinioni, idee su cosa fare per rendere le cose migliori. (nota: dialoghi o dibattiti tendono ad essere molto più efficaci quando ci muoviamo dal fatto all’interpretazione all’opinione anziché il viceversa. Come vedete che va la gran parte delle conversazioni?)

Frequente, consistente, affidabile comunicazione: i piccoli lotti vincono ancora!

La ricerca suggerisce che, quando si tratta di influenzare una popolazione degli esseri umani (sia essa una organizzazione piena di esseri umani oppure un determinato segmento obiettivo), la frequenza di comunicazione è più importante che la perfezione della stessa. Questo è un buon esempio del non lasciare mai il perfetto ad essere il nemico del buono. Frequente, piccoli lotti, un’altra volta è dimostrato che è il metodo più efficace di procedere.

Se le nostre organizzazioni soffrono della mancanza della comprensione condivisa dovuta parzialmente alla cattiva comunicazione, certamente il problema deve essere ancora più impraticabile quando elevato dall’organizzazione alla comunità. E se condividere piccoli lotti di informazioni più frequentemente promuove la comprensione e supporta la trasformazione dell’impresa, certamente la stessa cosa potrebbe essere applicata anche alla nostra comunità lean. Quindi…

Invito alla comunità

Abbiamo deciso di creare The Lean Post come un mezzo per aumentare la comunicazione all’interno della comunità. Sappiamo che c’è molto che succede tra di voi di cui non sappiamo niente, un’abbondanza di apprendimento che potrebbe essere condivisa nella comunità. E sappiamo che voi apprezzate sentire le storie che condividono i nostri membri della comunità. Se noi alla LEI impariamo da un numero relativamente piccolo di voi che abbiamo incontrato personalmente, posso solo immaginare quante storie ci sono da dire all’interno di intera comunità lean.

Ad esempio, è ben noto che l’approccio a modello della linea o area è un efficace e probabilmente necessario pezzo di qualsiasi trasformazione organizzativa. Sappiamo che per rendere la trasformazione di successo, da qualche parte, in qualche modo, dovrete sviluppare un modello dell’area. Ma non sappiamo cosa state tutti imparando dalle vostre linee modello, non sappiamo in realtà neanche quanti di voi hanno veramente creato un’area modello come parte della vostra trasformazione. Non sappiamo, e voi anche non sapete, cosa stanno facendo i nostri amici e colleghi nella comunità.

E la comunità si sta espandendo. Le comunità adiacenti si stanno intersecando, collidendo e convergendo, che è come dovrebbe essere. Le comunità adiacenti da molto tempo quali apprendimento organizzazionale, systems thinking, psicologia, scienze sociali e operazioni ricercano di collidere con le nuove comunità quali i movimenti Lean Startup e “Maker” (piccole startup imprenditoriali nella industria, spesso usando tecnologie a basso capitale e strategia di business a basso rischio). Moltissima attività si sta svolgendo, e dove c’è attività c’è, naturalmente, anche l’apprendimento. Hm, potrebbe forse essere un’esagerazione dire questo, ma certamente non è esagerazione dire che dove c’è attività c’è la possibilità di apprendimento.

Il Lean Post

Allora, stiamo proponendo una semplice contromisura collaborativa. Una contromisura comunicativa. Uno spazio curato dagli editori di LEI su lean.org per la comunità per condividere le esperienze e apprendimento, brevi storie di successi e fallimenti, idee e lezioni imparate, dei reclami e complimenti, che chiameremoThe Lean Post. Date un’occhiata al nostro primo lotto (!) di articoli. Spero che verrete e leggerete regolarmente gli articoli (nuovi articoli saranno aggiunti più volte a settimana all’inizio, dopo forse anche di più, dipende da voi). Spero che commenterete sugli articoli che trovate interessanti, utili, irritanti, o che in qualche altro modo hanno provocato il vostro pensiero (dove altro potrete sentire di lean e … Van Halen?). E spero che alcuni di voi decideranno di condividere le proprie esperienze e pensieri aggiungendo i propri articoli.

Ma prima, date un occhiata, leggete e ditemi cosa ne pensate. Come un buon A3, o qualsiasi altra piattaforma di comunicazione, The Lean Post diventerà ciò che voi da essa creerete.

John

Grazie John e tutta la comunità LEI per l’occasione di leggere e condividere le esperienze e idee. Sicuramente sarà un ottimo modo per imparare cose nuove e magari a insegnare agli altri quello che noi stessi stiamo facendo.

Invito a tutti a dare un’occhiata e a unirsi!