La vostra scrivania assomiglia a quella della figura a sinistra?
Cominciate allora a pensare alle 5S:
- smistare: rimuovere dalla vostra postazione tutto quello che non vi appartiene
- sistemare: organizzare in maniera efficace tutti gli oggetti nella vostra postazione di lavoro (da cui il titolo di sopra…)
- pulire (shine): pulire bene tutto in modo tale che potete accorgervi delle anomalie in tempo reale
- standardizzare: definire delle procedure standard per avere sempre sotto controllo i primi tre punti
- sostenere: mantenere nel tempo la condizione standard definita
Quindi, se siete nella situazione della foto di sinistra, come prima cosa dovete prendervi un pò di tempo per smistare tutte le carte, eliminando tutte quelle obsolete e/o non più significative o valide.
Poi, quelle che restano devono essere sistemate dove siano facili da reperire. Si pulisce quindi tutto e si determina una procedura standard (anche una foto della situazione reale…) del dove vengono messi tutti i vari documenti rimanenti.
Infine, si stabilisce una procedura per verificare, a fine ogni giorno, o a fine settimana, o con qualsiasi periodicità, che le cose vengano mantenute nelle condizioni definite.
Semplice, vero? Ad esempio, la scrivania nel mio ufficio a fine ogni giornata torna nelle condizioni cosiddette “scrivania pulita”. Se ci sono documenti o carte che restano non finite, vengono messe in un apposito cassetto e riprese da lì il giorno successivo. Quelli finiti invece vengono archiviati negli appositi spazi oppure eliminati.
Le stesse regole valgono anche per la cassetta di posta elettronica e gestione dei file nel computer in generale: un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto. Vi può sembrare una cosa noiosa o superflua o inutile, ma alla fine ci si mette molto meno tempo a trovare qualsiasi cosa rispetto ad avere tutto sotto sopra.
Provate a fare il gioco dei numeri per rendervene conto…