Lean Questions: Lean nel commercio

Continuo oggi con la nuova domanda nella rubrica Lean Questions, che ogni venerdì risponderà alle vostre domande, che farete tramite i soliti canali: Facebook, Google+ e Contatti.

Oggi la domanda è di Matteo:

Sono titolare di una parafarmacia. Vorrei sapere se la cultura lean è adata e vantaggiosa se applicata in un punto vendita. Se si, vorrei sapere se avete articoli, testi o altro sul “commercio lean”. Grazie e buona giornata.

Come già spiegato in varie occasioni, il lean non è solo un metodo che si applica nella produzione manufatturiera. Lean è una metodologia che permette di migliorare continuamente i processi aziendali e di sviluppare in continuazione le persone che in essi lavorano.

I processi sono tutte le cose che hanno un qualcosa in ingresso, una attività dove avviene qualche trasformazione di valore tra il fornitore e il cliente, e un qualcosa in uscita.

Pertanto anche i servizi appartengono alla categoria di TUTTI i processi dove lean è applicabile… (non conosco una attività, un’azienda, dove il lean non è applicabile, se c’è qualcuno che pensa il contrario, per favore mi contatti e mi spieghi dove mi sto sbagliando o cosa mi sto perdendo… 😉 ).

La mia domanda a Matteo è la seguente: Nella parafarmacia, avete qualcosa che entra, materiali in ingresso? Certo di sì. Avete qualcosa che trasforma quello che entra in qualcosa che esce e dà valore al vostro cliente? Certo di sì, è appunto la vostra attività di vendita dei prodotti alle persone che entrano. Avete qualcosa che esce? Certo di sì, i prodotti che i clienti acquistano.

Quindi il lean è assolutamente applicabile.

A cosa bisogna però stare attenti, cosa bisogna controllare e cosa bisogna gestire un pò meno? Trattandosi di un’attività dove ci sono migliaia di codici articolo in ingresso dai vari fornitori, e dove in uscita ci sono relativamente pochi prodotti che i clienti acquistano, la gestione dell’inventario è di importanza vitale. Sbagliare l’inventario o gestirlo male significa la differenza tra la vita e la morte dell’attività. Comprate troppo di un prodotto che non vende e siete destinati al fallimento, in quanto dopo la scadenza del prodotto non avete altra scelta che buttarlo via.

La gestione sicuramente dovrebbe essere organizzata a kanban e a tiro del cliente. Si acquista solo ed esclusivamente quello che viene consumato, nella minima quantità che il vostro fornitore vi fornisce nell’intervallo di consumo. Quindi, se avete, ad esempio, 5 pezzi di un prodotto che vengono consumati in media 1 pezzo al mese, e il tempo di ripristino del fornitore è di 10 giorni con quantitativo minimo di 3 pezzi, allora vuol dire che i 5 pezzi che avete in casa sono troppi, e che dovete avere al massimo 3 pezzi in casa, e riordinare quando il magazzino scende a 1 pezzo, per essere sicuri di non restare mai senza alcun prodotto in casa. Se il tempo di consegna del fornitore era, ad esempio, 1 mese e mezzo, con lo stesso quantitativo minimo, allora il punto di riordino deve essere quando il magazzino scende a 2 pezzi. In ogni caso, avere 5 pezzi in casa, giusto nel caso, non va bene e porta allo spreco.

Chiaramente, per gestire migliaia di articoli in questo modo, dovete avere qualche programma gestionali che vi permette di farlo, e penso che praticamente tutte le farmacie e parafarmacie ne sono dotate, in un modo o nell’altro, e che vi permette di fare questi calcoli.

Un’altro spreco che vedrei è quello dei prodotti che non vengono MAI acquistati. E penso che ce ne siano molti. Vari informatori farmaceutici vi portano dei prodotti che “risolvono tutti i problemi” dei clienti, ma alla fine nessuno li conosce, nessuno li prescrive, e voi dopo 2 giorni non vi ricordate neanche di averli, ne a cosa servono. Ma li avete sul groppone, anche se vi sono stati dati con qualche promozione speciale. Per questi prodotti non c’è molto da fare: bisogna fare una bella azione delle 5s, farsi il segno della croce e liberarsene.

Ideale sarebbe di tenere nella vostra parafarmacia solo ed esclusivamente i prodotti che usano i vostri clienti abituali, in quantità minime per soddisfare i loro bisogni, mai scaduti (controllo tramite qualche sistema visuale nel programma gestionale…) e con un consolidato e chiaro sistema di ripristino (con qualche segnale kanban).

In questo modo minimizzeresti i costi e saresti sicuro di soddisfare tutti i bisogni dei tuoi clienti quando ne hanno bisogno e con la qualità di cui hanno bisogno.

Quindi, organizzarsi è necessario, e poi avere un sistema di gestire l’attività per minimizzare i costi. Rimboccarsi le maniche e via, all’attacco dell’analisi dei dati.

E fammi sapere come stai andando, magari posso darti qualche altro suggerimento… 😉

E PS. Se avete anche voi qualche domanda da farmi, basta che utilizzate i canali elencati sopra e di seguirmi su G+ e FB. Come vedete, sono sempre pronto a darvi una mano…