Ieri mi è successa una cosa che voglio condividere con voi.
Sto lavorando in un processo abbastanza lineare per alcune settimane e pensavo già di conoscerlo abbastanza bene: il flusso, le regole attuali, il contenuto, la sequenza, i tempi, il risultato atteso. Tutto sembrava chiaro.
Fino a ieri. E’ entrata nel processo una variabile. E mi sono bloccato. Non sapevo in che modo andarla a gestire.
Vuol dire che non conoscevo il processo a fondo. Quella variabile mi ha aperto gli occhi su quello che NON so. Ho fatto anche un errore nel gestirla, un difetto nel processo. Ho dovuto ripetere lo stesso processo tre volte prima di capirlo e farlo giusto.
E non si trattava di un processo nella produzione. E’ un processo in ufficio. Una procedura di lavoro. Ho perso tre ore di tempo per rifarlo.
Il mio umore non era dei migliori quando ho capito che non sapevo alcune delle cose elementari che regolavano la variabile che era intervenuta. Ho capito che dovevo tornare alle origini e azzerare la mia testa, ripartire dal capo, scordarmi di tutto quello che supponevo corretto e che non si è rivelato tale con i fatti.
Ho perso un’altra ora nel gemba a studiare i fatti, a studiare le regole, a studiare la variabile. E ho rifatto la procedura, l’ho ridefinita, ho inglobato la variabile nel nuovo lavoro standard, modificando la precedente “supposizione” del come il processo funzionava, il precedente modo migliore di fare le cose. Oggi quel modo è diventato obsoleto, vecchio, insignificante.
Che strumento ho usato? Andon. Ho fermato la linea. Ho fermato il mio lavoro. Se continuavo, lo stesso errore si sarebbe ripresentato alla prossima variabile. E se non lo risolvi e chiarisci subito, se non impari dall’errore, non migliori il processo.
Mi è venuta in mente una citazione di Taiichi Ohno:
Bisogna fermare la linea se si verifica un errore. I difetti si presentano perché si definisce un processo che li gestisce. Se un difetto si verifica, fermate la linea. In questo modo tutti faranno il loro meglio per prevenire i difetti dal verificarsi di nuovo e, quando si verificano, di determinare le cause e prendere delle contromisure. Non volete mica definire un processo a parte che serve per rilavorare i difetti? Le persone che lavorano in linea non necessariamente notano i difetti naturalmente. Per questo dovete fermare la linea quando un difetto si verifica e mostrare alle persone che cosa è successo e perché. Ciò gli insegna come evitare di crearli di nuovo. E’ molto meglio che arrendersi al fatto che i difetti si verificano e lasciare che se ne occupi il processo di rilavorazione.
Io mi sono fermato. Ho condiviso il mio errore con i colleghi e loro mi hanno aiutato a capirlo e a imparare qualcosa che non sapevo. Qualcosa che aumenta il mio know-how personale del processo e nello stesso tempo anche il know-how dell’azienda con la quale collaboro. Si trattava di una di quelle cose che non venivano scritte da nessuna parte, che venivano trasmesse e insegnate nel momento in cui accadevano. Adesso è catturata e in futuro non potrà più accadere che qualcuno ben formato non ne sia a conoscenza.
Il potere del kaizen di tutti i giorni…
