Abbiamo visto in passato cosa sia il nemawashi (ricerca del consenso per definire gli obiettivi e risolvere i problemi). Oggi volevo elencarvi le regole del processo di nemawashi per le squadre che vi partecipano, ossia i criteri che devono essere soddisfatti affinché il processo possa essere accettato.
Quali sono questi criteri? Vediamoli:
- la squadra deve lavorare su qualcosa che chiaramente avanzi un obiettivo attuale – qualcosa su cui deve essere posta attenzione se si vuole migliorare il processo. Definire il VERO problema è la parola d’ordine…
- il tema su cui si lavora deve essere dentro la base di responsabilità, potere e controllo della squadra
- la squadra deve arrivare ad una soluzione a nessun o a bassissimo costo che può essere provata velocemente, entro trenta giorni al massimo
- la squadra lavora su un problema che tutti possono vedere/toccare, usando una metodologia sistematica di problem solving
- il progetto deve risultare in un chiaro miglioramento di valore in termini di qualità, costo, velocità ecc.
- il progetto è un esperimento, e niente viene eseguito fino a quando non viene raccolto un profondo apprendimento e definita una strada chiara da percorrere per realizzarlo
Ma ci sono anche tre cose che assolutamente dovete evitare:
- non siate troppo “capi”… troppi ordini, troppe indicazioni, troppo controllo, e dovrete far ripartire il processo in quanto non funzionerà: il segreto è di lasciare agli altri di trovare la “loro” soluzione…
- non nascondete le informazioni – tutto quello che non è la completa trasparenza limita il potere della squadra e la sua efficacia
- mai cambiare direzione! Quando state cercando nuove idee e opportunità, non dovete mai fermarvi e iniziare qualcosa di diverso – costanza dello scopo è la regola principale del gioco.
Come capo del progetto, dovete essere in grado di gestire la squadra (e di possedere le qualità personali) su tre dimensioni distinte:
- modello: significa avere maestria personale nell’innovazione e problem solving – costantemente sfidare se stessi, reinventare il vostro lavoro, essere in grado di gestire il proprio processo individuale dell’innovazione
- mentore: chiedere agli altri l’innovazione – la vostra guida avviene soprattutto in forma di domande con modello Socratico, sfidando il pensiero, facendo domande per aiutare i membri della squadra ad arrivare alla loro “illuminazione” personale
- monitoraggio: senza chiare metriche, attenzione giusta non sarà sufficiente – quale percentuale del tempo viene dedicato al miglioramento del lavoro, e non solo alla sua pura esecuzione?
Una volta definiti questi fattori da fare, ci sono anche quelli da NON fare mai:
- mai definire un obiettivo se non vi è un chiaro consenso sull’importanza del problema per l’azienda o per i suoi clienti
- mai avviarsi in un’area che ha scarsa visibilità
- mai lavorare su qualcosa dove i risultati non si potranno vedere per mesi
- mai definire l’obiettivo che desta controversie nella squadra
- mai selezionare un tema con poco o nessun interesse
- mai selezionare un tema fuori dal diretto controllo della squadra
- mai prendere in mano un problema già nello stato di risoluzione da altre squadre
- mai usare il processo come opportunità di seguire una soluzione già sviluppata
- mai prendere come obiettivo qualcosa che non sia parte del lavoro quotidiano dei membri della squadra
Adesso, una volta che vi siete presi questi appunti (e che avete magari fatto una vostra checklist), andate dalla vostra squadra di scelta e, per rompere il ghiaccio, chiedete: “Quale è il particolare più importante di una macchina?” Ascoltate le loro risposte, esortateli a pensare diversamente, e poi date la vostra: “E’ il particolare che non funziona…” ditegli alla fine. Questo sveglierà in loro una nuova prospettiva che poi, se guidati in maniera giusta, potrà portarli a considerare il processo con occhi diversi e a definire un problema reale e attuale da risolvere, che può essere sperimentato e applicato in tempo utile, come visto nelle regole di sopra.
Adesso via, partite e andate avanti seguendo questo processo, vedrete che alla fine troverete soluzioni innovative e semplici a tutti i vostri processi rotti…