L’altro giorno vi ho chiesto come ovviate al problema della mancanza di coordinamento tra la funzione progettazione e produzione. E come un primo consiglio veloce vi ho consigliato di fare una prima riunione di coordinamento.
Siccome quello era un chiaro invito all’azione, oggi vi chiedo: Come è andata questa prima riunione?
Oppure, se avete deciso di non fare la riunione, cosa avete fatto per coordinarvi? Quali passi avete fatto per risolvere questo onnipresente problema?
Non dovete considerare questo articolo come un mio monologo, ma come un mio invito a fare un vostro primo ciclo PDCA di coordinamento delle persone.
Il problema quale è? Non c’è coordinamento tra la funzione progettazione e produzione.
Quali sono le possibili cause? Esaminando la vostra situazione particolare potrete arrivare a moltissime possibili cause, tra le quali potrebbe essere quella della comunicazione tra le due funzioni.
Quale è l’ipotesi? Proviamo a fare una riunione periodica con periodicità frequente e fissata per mettere assieme allo stesso tavolo i rappresentanti delle due funzioni, e diamogli un argomento preciso e ben definito di cui parlare. Definiamo cosa devono portare alla riunione e con quali informazioni o dati aggiuntivi devono uscire dalla riunione.
Eseguite questa riunione.
Cosa è successo? Tutto secondo i piani o ci sono state delle sorprese? L’ipotesi della riunione è stata quella migliore? Pensate che ci possa essere qualche metodo migliore per coordinare queste due funzioni? Oppure la riunione è andata bene e volete continuare? Esaminate i sentimenti delle persone coinvolte e provate a capire cosa ne pensano, cosa hanno capito di non sapere dell’altro. Cosa hanno imparato di nuovo?
Alla riunione successiva ripartite da questo punto e continuate a costruire la loro mutua conoscenza e a coltivare la loro comunicazione. E se la riunione non era il metodo giusto, quale è la prima successiva ipotesi che provate per risolvere il problema che avete?
Questo è il modo per approcciare qualsiasi problema che avete, sia esso un problema produttivo, un problema comunicativo, un reclamo, un problema del processo. Sempre il PDCA, il metodo scientifico dove si definisce un problema, si ricercano le cause, si definisce una ipotesi di soluzione, si prova questa ipotesi, si agisce in funzione dei risultati.
