Come prendete gli appunti nel gemba?

L’articolo di oggi è in pratica un questionario delle vostre migliori pratiche quotidiane.

Suppongo che, oramai, i lettori del mio blog siano degli assidui frequentatori del gemba, ossia del luogo dove viene eseguito il lavoro.

La mia domanda a tutti quanti è: Come è che registrate quello che succede nel gemba? Quale metodo usate?

Io vi spiego quello che faccio io, ma mi piacerebbe sapere cosa fate anche voi.

Prima di tutto, prima di andare a gemba, nel mio Moleskine (R) in ufficio mi faccio “due righe” (tra virgolette perché di solito vado a vedere i disegni e specifiche tecniche di quello che viene costruito, quindi sono un pò più di due righe, comunque è un processo di mezz’ora, giusto per capire il contesto) di quello che aspetto di vedere in un determinato processo che ha intenzione di osservare. Mi scrivo, in sostanza, la mia ipotesi di come dovrebbero funzionare le cose secondo le mie idee. Poi lascio il Moleskine (R) in ufficio e mi armo dell’iPhone e vado a visitare il gemba.

Quando vedo nel gemba qualcosa che non mi torna, prendo l’iPhone e registro o scatto delle foto. Chiedo il perché una cosa viene fatta in quel modo. Chiedo in sostanza dove il mio ragionamento, la mia ipotesi, era diversa o sbagliata.

Una volta finita la visita nel gemba, torno in ufficio e faccio un confronto di quello che ho ipotizzato e quello che ho visto. La differenza tra le due cose è la nuova conoscenza che ho acquisito. Mi annoto queste differenze nel Moleskine (R), eventualmente scarico le foto o i filmini dall’iPhone e li collego o inserisco nel Moleskine (R) e il processo è finito.

Quindi con due strumenti semplici e manuali quali blocco notes e lo smart phone raccolgo i dati e i fatti (le conoscenze del gemba) e li tengo sempre aggiornati e ordinati.

Mi chiederete: ma perché non usi un computer per tenere i dati sempre a portata di mano e belli ordinati? Preferisco gli appunti manuali, quelli “caldi” raccolti a mano, magari con le cancellazioni e correzioni. Indicano in che modo ho ragionato e che cosa invece mi ha sorpreso. Trasferire le cancellazioni nel computer comporta la perdita di una parte del ragionamento, di una parte della conoscenza acquisita. E poi copiare i dati nel computer è uno spreco: si fa lo stesso lavoro due volte.

Questo è il mio modo attuale. Magari un domani mi prendo l’iPad e faccio tutto in una sola passata tramite un’applicazione quale l’ultima della LEI, dove vengono generati e gestiti gli A3. Date un’occhiata al video promozionale.

Carino, vero?

Voi invece, che metodo usate?