Ho scambiato recentemente con Vito qualche email e in esse mi ha chiesto:
Colgo l’occasione per chiederle se la filosofia lean approfondita nel suo blog e nel suo lavoro possa essere anche applicata a altri tipi di attività meno routinarie… Mi spiego meglio.
Sono un architetto e la mia attività di progettazione non procede in maniera lineare e costante ma è interrotta diverse volte per motivi di tipo burocratico, economico, da modifiche in corso d’opera, ripensamenti etc. etc. Io ho sviluppato una serie di schede per gestire le mie commesse, utilizzo un software di gestione come MyOffice della Nemetschek, ma non sono pienamente soddisfatto. Mi sembra che ci sia sempre un grosso divario tra la programmazione, la progettazione e l’esecuzione. Mi piacerebbe molto discutere di questo argomento per aiutare chi come me, soprattutto in questo momento di crisi, ha difficoltà ad organizzare la sua attività.
Una domanda simile mi è stata rivolta anche da un’altro amico di lunga data, Mattia, che chiedeva come poteva organizzare meglio i propri impegni e avere una gestione dei suoi tempi migliore.
Vito è uno dei numerosi clienti del mio ebook Progettare Costi & Valore.
Il libro parla della progettazione di un prodotto, con tutte le sfaccettature del caso. Ma non va nella sfera della produttività personale e della gestione del tempo. Ma il lean, naturalmente, viene applicato anche in questo ambito, in quanto ovunque vi sia un processo da gestire, il lean è applicabile.
Allora, come fare per procedere all’applicazione del lean per gestire il tempo nei progetti? Ne ho già parlato in passato su questo blog. Come prima cosa, dovete imparare a visualizzare il vostro tempo e gli impegni. Lo strumento da utilizzare è personal kanban o qualche sua estrapolazione. Vi ho parlato di come visualizzare, ad esempio, il processo di vendita. I principi sono sempre quelli.
Dovete imparare a prioritizzare i vostri impegni, una volta che avete ben chiaro quali essi siano. Dovete crearvi delle abitudini (leggi: standard quotidiani…) che vi permetteranno di capire gli impegni che avete in mano, e che vi portano a eseguirli uno ad uno in una sequenza di priorità. Dovete imparare ad analizzare la realizzazione (anche di soli 5 minuti, che saranno i 5 minuti meglio investiti della vostra vita, il processo si chiama hansei…) e a capire dove potreste migliorare la prossima volta, dove avete perso del tempo inutilmente e dove la prossima volta dovreste andare abbastanza lisci. Non soffermatevi soltanto a pensare, scrivete su un foglio di carta il processo che avete seguito e le difficoltà che avete riscontrato. Fatevi poi un estratto di questo foglio e createvi una checklist delle cose alle quali stare attenti per le prossime volte, per non incampare negli stessi errori.
Poi ripetete il ciclo. Un nuovo impegno, una nuova realizzazione, un nuovo hansei, una nuova standardizzazione. In poco tempo sarete in grado di gestire i vostri impegni in una frazione del tempo attuale, e gli errori saranno sempre meno. Non mi credete? Provatelo e convincetevi da soli… 😉
