Giornalmente ricevo più di qualche centinaio di email, tra quelle di lavoro e quelle private. E le indirizzo tutte nella mia casella di Gmail, dove posso gestirle al meglio e tutte in un unico posto.
Per gestire la posta passo in media 30 minuti al giorno. Ma alla fine di ogni giornata la mia casella ha questo aspetto:
Mi direte: ma non c’è niente! E’ vuota!
Ma certo, è vuota. Ma non perché non rispondo alle email. Non perché le cancello e le archivio.
Ma è perché tengo le mie email organizzate in cartelle con opportuna segnaletica per le cose alle quali rispondere, per le cose urgenti, per le cose alle quali sto lavorando, per le cose da conservare. Ad esempio, le cose da fare e/o appuntamenti vengono inseriti in calendario che poi viene sincronizzato automaticamente tra tutti i miei dispositivi portatili e di lavoro. Non sicuramente vengono lasciate a marcire nella casella…
In pratica, ho applicato le 5S alla mia casella di posta elettronica. Generalmente leggo la posta la mattina e la sera, prima di scrivere l’articolo che state leggendo. 15 minuti sono più che sufficienti per distribuire il lavoro e vedere le eventuali urgenze e spostarle dove appartengono, dove è il loro posto definito dal mio standard interno.
La mia casella ha quel stesso aspetto già da 5 anni. Ogni sera la posta è stata gestita e le urgenze sono state risolte.
La vostra casella invece, che aspetto ha? Come potete migliorarla e ripulirla in modo tale che sia sempre aggiornata e gestibile velocemente, con pochissimi passaggi? Come potreste definire uno standard di gestione della posta in arrivo in modo tale che sia efficace ed efficiente?
Pensateci e fatemi sapere nei commenti…