Nelle precedenti settimane ho iniziato a parlare del processo di vendita e dei punti importanti di cui bisogna tenere conto quando esso viene impostato. Andate a leggervi gli articoli #1, #2, #3 e #4 della serie.
Oggi passo alla organizzazione del processo vero e proprio di vendita. Con tutte le premesse degli articoli precedenti, abbiamo capito che dobbiamo costruire un processo di vendita chiaro, trasparente, collegato ed allineato con altre funzioni dell’organizzazione.
Come si fa quindi a realizzarlo? Bisogna renderlo visibile a tutti e in modo che tutte le persone coinvolte nel processo, dalla proposta di marketing e vendita al potenziale cliente, all’acquisizione degli ordini, all’acquisto delle materie prime necessarie per la realizzazione, alla gestione del magazzino e produzione, alla consegna e operazioni di postvendita, siano sempre aggiornate sullo stato degli ordini in processo e/o eventuali problematiche nel flusso.
Definite quindi, come prima cosa, il flusso attraverso il quale passa un ordine dalla nascita fino alla completa chiusura. Mettete queste fasi in un tabellone del tipo Personal Kanban, dove al posto delle colonne Da fare, In esecuzione, Fatto, potete inserire le fasi del vostro processo, ad esempio Richieste di offerta, Offerte, Ordini, Acquisto, Produzione, Spedizione. Poi scrivete gli ordini attuali sui post-it insieme alle osservazioni e commenti (date di consegna, priorità ecc.) e metteteli nelle rispettive fasi di realizzazione. Con questo semplice accorgimento avrete reso visuale il vostro intero processo di vendita, a costo zero. Man mano che un ordine passa da una fase all’altra, aggiornate i commenti e spostatelo sul tabellone. In questo modo avrete sempre sott’occhio la situazione attuale e eventuali problematiche, per poter intervenire se necessario se nascono dei problemi o ritardi rispetto a quanto avete pianificato.
Una volta che avete messo a punto e provato varie volte questo processo manuale nel vostro ufficio vendite, chiedendo l’aggiornamento dello stato alle varie funzioni, potete coinvolgere i vostri colleghi più a fondo, rendendolo disponibile ad esempio attraverso la vostra intranet e qualche strumento informatico che sposti l’avanzamento dello stato dal tabellone fisico su un tabellone kanban virtuale, dove lo stato viene aggiornato elettronicamente e condiviso con tutti gli altri.
Uno strumento gratuito che consiglio e che è completamente configurabile per tutti i vostri collaboratori è Trello, ma ce ne sono moltissimi altri in prova gratuita per qualche utente e poi a pagamento quando viene diffuso, così potete provarli e vedere se e come possono esservi utili nella definizione del processo. Altri modi per gestire il flusso possono essere i vari CRM, ma non soddisfano a pieni voti la visualità e immediatezza che un tabellone kanban possa darvi.
Provate ad iniziare la gestione del vostro processo di vendite in questo modo e vedrete subito dei benefici, in quanto sarete sempre in grado di dire ai vostri clienti come stanno procedendo i loro ordini, e anche a vedere quali sono i colli di bottiglia nel vostro processo dove gli ordini si bloccano continuamente. E così potrete agire per migliorarlo o per provare qualcosa di nuovo, diverso.
Cosa ne dite, siete pronti per fare una prova? Prendetevi un tabellone, un pennarello e un blocchetto di post-it e siete pronti per partire.
