Nuovo gioco: Istruzioni passo passo

Oggi vorrei proporvi un nuovo gioco da provare a casa. Lo scopo del gioco è quello di vedere quanto influisce una chiara progettazione e istruzione di lavoro sui tempi di lavoro nel reparto.

Per vederlo, facciamo una simulazione. Sicuramente a casa avrete qualcosa che potete smontare e rimontare varie volte. Io questa simulazione la faccio presso le aziende con i mattoncini Lego, dove ho una macchina abbastanza complessa che i due gruppi devono montare nel più breve tempo possibile. Di solito chiamo i progettisti, che sono quelli che pensano che in produzione è sufficiente dare un disegno di assieme affinché il prodotto venga prodotto a regola d’arte. Il primo gruppo viene rifornito delle chiare istruzioni di lavoro, passo per passo, per costruire il giocattolo, mentre il secondo gruppo viene rifornito solo di disegni degli assiemi che sono da costruire.

A casa, cosa potete utilizzare? Potete ad esempio, se avete mattoncini Lego dei vostri figli, utilizzare quelle. Oppure, se avete qualcosa da montare dell’Ikea, potrebbe essere una buona occasione di unire l’utile al dilettevole, così finite di montare quel mobile che da mesi sta fermo in garage… Oppure una qualsiasi altra cosa o compito che dovete fare e dove potete costruire istruzioni chiare passo per passo per arrivare al risultato atteso. Può anche ad esempio essere anche una procedura in ufficio che dovete eseguire tutte le volte per portare a termine la validazione di una conferma d’ordine o cose simili – non necessariamente si tratta di qualcosa che dovete costruire fisicamente, anche se, toccando il processo con le mani, lo potrete capire molto meglio.

Apro una piccola parentesi: Perché Ikea e Lego? Perché le istruzioni di queste due aziende sono il massimo che si possa trovare sul mercato – visuali e non sbagliano un colpo… Chiusa la parentesi.

OK, adesso avete deciso cosa utilizzare per la prova e avete fatto la dovuta preparazione delle istruzioni. Chiamate due persone a fare la prova. Ad una date le istruzioni passo passo, all’altra solo i passi dove si vedono gli assiemi, quindi saltando 5-6 passi semplici. E dite ad entrambi di costruire il pezzo (o a fare la procedura) nel più breve tempo possibile.

Cosa succederà? Quello che ha istruzioni passo passo andrà avanti con calma, seguendo le istruzioni, ed eseguirà la procedura generalmente senza errori. L’altro inizierà da subito ad agitarsi, a cercare di capire come deve eseguire la procedura, si arrangerà con quello che ha a disposizione. E questo tempo perso ad arrangiarsi, a capire come fare, sarà tutto il tempo perso rispetto al primo che eseguirà i passi uno dopo l’altro con un ritmo costante.

Ma non è tutto lì. Immaginate a chi è che avanzeranno dei pezzi o che salterà qualche passo fondamentale nella procedura, che potrebbe compromettere la qualità del risultato finale. Il primo non farà grossi errori se la procedura è scritta abbastanza bene. Il secondo invece?

La simulazione deve servirvi per capire come un’istruzione di lavoro fatta bene possa veramente fare la differenza tra il successo e bancarotta di un’azienda. E se pensate che il tempo per farle è sprecato, vi ricrederete presto e dedicherete, da adesso in poi, molto tempo a fare istruzioni chiare e precise, così che chiunque possa essere in grado di eseguirle, anche chi vede il processo/prodotto per la primissima volta.

Non ci credete? Provateci…