In passato avevo scritto più volte come andare a costruire il proprio lavoro standard, e oggi volevo andare a fare un riepilogo, così potete trovare tutte le informazioni principali in un unico posto.
Partiamo: i passi per costruire un lavoro standard sono i seguenti:
- definire la famiglia del prodotto: quale è il prodotto per il quale volete definire il lavoro standard
- scrivere le macrofasi per realizzare il prodotto appartenente alla famiglia scelta, dall’ordine del cliente fino alla consegna al cliente
- definire gli input e gli output dei macroprocessi: condizioni in uscita di un processo corrispondono alle condizioni in entrata in quello successivo, la differenza rappresenta il valore aggiunto nel processo
- definire i sottoprocessi – le fasi principali per realizzare i macroprocessi
- definire gli input e output dei sottoprocessi, come per i macroprocessi
- elencare le attività semplici di cui è costituito ogni sottoprocesso
- definire i punti chiave e i motivi per i punti chiave
Per ognuno di questi passi quindi bisogna definire la struttura:
- contenuto
- sequenza
- tempi
- risultato atteso
Poi bisogna definire in che modo queste attività possano diventare autodiagnostiche – due verifiche:
- segnalazione immediata del problema – differenza in termini di struttura, sequenza o tempo
- segnalazione immediata del problema in termini che il risultato ottenuto è diverso dal risultato atteso
Le connessioni tra le attività devono essere:
- dirette – il cliente deve essere in grado di inviare la sua richiesta direttamente al fornitore (persona o macchina) e non attraverso un intermediario; il fornitore deve essere in grado di rispondere direttamente al cliente e non attraverso un intermediario
- binarie – la richiesta del cliente deve essere interpretata come un segnale di FARE l’attività con un risultato specifico (forma, quantità, tempo); la risposta del fornitore deve essere interpretata come un segnale che l’attività è stata FATTA nella forma, quantità o tempo pre-specificati
- autodiagnostiche – la connessione deve immediatamente generare un segnale di un problema quando una richiesta di FARE riceve una risposta NON FATTO oppure quando una richiesta di NON FARE riceve una risposta FATTO
I percorsi tra le attività devono essere:
- semplici – un percorso non deve avere ricircoli (loop) o rami che si intersecano. Un ricircolo si verifica quando un prodotto, un servizio o un’informazione ritorna ad una attività a monte per essere processato oppure quando una stessa persona esegue due attività non in sequenza
- prespecificati – ogni prodotto, servizio o informazione deve avere un unico percorso che può seguire mentre sta prendendo forma, quindi è noto in anticipo tutto il percorso che sarà seguito. Ciò vuol dire che la responsabilità per ogni attività che contribuisce al prodotto, servizio o informazione sarà preassegnata in maniera univoca ad una determinata persona o attrezzatura
- autodiagnostici – il segnale di un problema deve essere generato automaticamente quando un prodotto, servizio o informazione viaggia su un percorso diverso da quello prespecificato. Vuol dire che un segnale di problema viene generato se la persona o macchina che non è assegnata ad una determinata attività la sta eseguendo oppure se la persona o macchina che è assegnata ad una determinata attività non la sta eseguendo
Quando tutti i nostri lavori standard soddisfano questi criteri, vorrebbe dire che la cultura nell’azienda è quella di un errore che viene immediatamente segnalato e cercata la soluzione, che le persone sono responsabilizzate ad agire in maniera autonoma e a non passare mai un’informazione o un prodotto al processo successivo se essa contiene un difetto.
Sono passi necessari da stabilire per avere un punto di partenza, su cui costruire il futuro miglioramento nella vostra azienda.
Cosa è che manca nella vostra azienda per poter dire che i vostri processi soddisfano tutti questi criteri?