Qualche giorno fa, Stefano ha fatto una domanda tramite il form Contatti nella quale chiedeva se potevo approfondire l’argomento di Obeya Room.
Cosa è Obeya Room?
In giapponese, Obeya significa semplicemente “grande stanza”. E’ stata inventata dallo Chief Engineer della Prius, Takeshi Uchiyamada, che è stato scelto per quel ruolo nonostante il fatto che non aveva alcuna esperienza nel guidare una squadra di progettazione e non avesse mai guidato un progetto dall’inizio alla fine. Non aveva neanche lavorato sulle questioni tecniche in Toyota prima: infatti era un amministrativo del lato tecnico dell’organizzazione… Ed è stato sfidato a portare il progetto Prius a termine in tempi brevissimi rispetto allo standard dell’epoca.
Allora cosa ha fatto Uchiyamada? Si è circondato da una squadra trasversale di esperti e si è fidato della loro esperienza. E obeya è stata una delle invenzioni più importanti di quel progetto, che poi è diventata lo standard per tutti i veicoli della Toyota. Obeya è una specie di sala di controllo. Nel sistema precedente, il chief engineer doveva andare a incontrare tutte le persone responsabili per la realizzazione di un progetto. Per la Prius, Uchiyamada ha riunito un gruppo di esperti in una enorme sala riunioni per tenere sotto controllo il progresso del programma e fare le decisioni chiave per esso. Nello sviluppo della Prius, squadre di specialisti in varie materie: ricerca e sviluppo, progettazione, produzione, acquisti, fornitori, vendite ecc. si mettevano a discutere e a prendere le decisioni in tempo reale. In questo modo, non solo si aveva una migliore comunicazione, ma anche la presa delle decisioni sul posto, in quanto tutti i giocatori fondamentali del progetto sono già lì e possono immediatamente contribuire abbreviando così il processo di consenso nel prendere le decisioni, il nemawashi. Durante lo sviluppo, Uchiyamada ha documentato in tempo reale l’esperienza di progettare un veicolo dalla bozza iniziale fino al prodotto finito con un sistema innovativo, che ha portato alla creazione di un documento confidenziale che poteva essere visionato solo da più alti livelli di organizzazione, e ha di fatto modificato il modo di progettare i veicoli per il futuro.
Dopo il sistema si è evoluto, non servendo solo per ospitare gli ingegneri più importanti delle varie funzioni del veicolo, ma addirittura portando l’intero processo di progettazione all’interno di questa grande sala, dove tutte le persone coinvolte, chief engineer compreso, stanno dentro e lavorano insieme portando avanti il progetto. In questo modo si sfrutta questa presenza delle persone molto esperte (come chief engineer e capi delle squadre) per sviluppare giovani ingegneri lavorando su un progetto reale. La scrivania del chief engineer sta accanto a quelle di tutte le altre persone che partecipano al progetto, che così riesce a seguire il lavoro dei giovani e insegnargli in tempo reale. Cosa ci potrebbe essere di meglio per un giovane ingegnere del lavorare su un programma reale, con un mentore super esperto che è riuscito a diventare chief engineer dopo tanti anni di esperienza, che gli serve da insegnante e sensei?
Obeya è diventato uno strumento fondamentale nella progettazione, e facilita una comunicazione efficace e tempestiva. Simile come concetto alle tradizionali “war room”, ossia camere di guerra dove si discutono le strategie militari, obeya contiene grafici e diagrammi visuali che descrivono le tempistiche del progetto, il progresso, problemi e contromisure fatte. Gli strumenti visuali vengono disposti sui muri della stanza ricoperti dalle lavagne, dove gli esperti delle singole specialità funzionali tengono aggiornati i dati del loro progresso, incluso lo stato di ogni area (e ogni fornitore chiave) rispetto al programma, grafici del design, risultati della valutazione dei prodotti dei fornitori e concorrenti, informazioni sulla qualità, manodopera a disposizione, stato finanziario del progetto e altri indicatori di prestazioni di avanzamento. Qualsiasi deviazione dal programma è immediatamente visibile e si può agire tutti insieme per arginarlo e a risolvere eventuali problemi. Parola d’ordine è la collaborazione e condivisione, e poi il flusso delle informazioni in tempo reale. Inoltre si elimina lo spreco di “trasporto” delle informazioni da una funzione all’altra, e coordinamento tra di loro. Il bello è che, nonostante tutta la tecnologia che oggi abbiamo a disposizione, questo metodo risulti ancora quello più efficace per questi scopi… A proposito delle tecnologie affidabili…
Non è detto che tutte le persone stanno tutto il tempo del progetto nella obeya: anzi, è solo il chief engineer che lo fa. Tutte le altre persone cambiano, in funzione del progresso del progetto. Nella obeya spesso vengono portati anche gli esterni, in particolare i fornitori, che lavorano insieme a residenti nella presa delle decisioni fondamentali del progetto. Lo scopo finale è che il progetto venga portato a termine nel più breve tempo possibile, con massima efficacia, meno errori successivi, e cicli di miglioramento PDCA brevissimi.
Mettendo le persone fisicamente vicino uno all’altro la comunicazione migliora drasticamente. Questo modo di lavorare ha i seguenti vantaggi:
- le priorità in ogni istante sono chiare, quindi allineamento di tutti verso la visione del chief engineer
- la comunicazione formale ed informale è facile perché le persone spendono una determinata quantità di tempo in prossimità delle altre e nessuno deve essere inseguito per scambiare la conoscenza e le competenze
- c’è poco spreco di attese o dispersione perché le persone si aggiustano sui piani degli altri e lavorano sulle parti appropriate dei loro progetti per rendere agli altri la conoscenza di cui hanno bisogno in un dato momento
Quale è un grande problema nella progettazione? I progettisti vengono spesso accusati per non capire niente riguardo ai reali problemi produttivi. Lavorando tutti insieme e contemporaneamente nella obeya, gli ingegneri produttivi provvedono a portare una checklist approfondita di tutti i problemi che incontrano, così che possono discuterne direttamente insieme ai progettisti. Ogni parametro è aperto al dibattito, ma comunque i progettisti hanno in mente chiaramente quale è il possibile problema ed entro quali limiti devono stare per non rendere più difficile il lavoro alla produzione. Anche se il numero delle checklist può diventare enorme, questa standardizzazione dettagliata è critica per massimizzare l’apprendimento e miglioramento continuo del processo di progettazione, contemporaneamente aumentando la sua velocità di esecuzione, efficacia ed affidabilità. Man mano che vengono risolti i principali problemi nel progetto e trovate le contromisure, obeya termina la sua esistenza e le squadre tornano alle loro solite responsabilità e ad una comunicazione più formale.
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