Nel programmare le nostre azioni, nella vita o anche nel lavoro, esiste un metodo pratico che hanno descritto nel loro libro Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry e si chiama Personal Kanban.
L’altro giorno nei commenti all’articolo sui tipi di kanban e cosa contengono, Paolo mi aveva chiesto come può fare per programmare lo sviluppo del software nella sua azienda. Personal kanban è la risposta.
In cosa consiste questo metodo? Ci sono due regole principali da seguire:
- Visualizzare il carico di lavoro
- Limitare il WIP (work in progress)
Visualizzare il carico di lavoro significa: E’ difficile capire ciò che non vediamo. Di solito cerchiamo di concentrarci su elementi ovvi del nostro lavoro, mentre il totale include molti elementi indeterminati, spesso nascosti o che trascuriamo, ma che ci portano via molto tempo. Visualizzando tutti gli elementi di lavoro ci permette di prioritizzare le nostre azioni meglio e di prendere le decisioni migliori.
Limitare il WIP: Non è possibile fare più di quanto siamo capaci di fare. Questa frase dovrebbe essere ovvia, ma spesso non lo è. La nostra efficienza è limitata dal tempo a disposizione, dalla prevedibilità del compito, dalla nostra esperienza nel compito, dalla nostra energia, e dalla quantità di lavoro che attualmente abbiamo nel ciclo. Limitare il WIP significa darci tempo per concentrarci, lavorare velocemente, reagire con calma al cambiamento, e fare un ottimo lavoro.
Il kanban personale vi dice:
- cosa volete
- cosa fate
- come lo fate
- con chi lo fate
- cosa completate
- cosa lasciate non finito
- quanto velocemente eseguite le cose
- cosa causa i vostri colli di bottiglia
- quando e perché vi perdete nelle cavolate
- quando e perché alcune attività vi rendono ansiosi
- cosa potete promettere
- a cosa potere dire di no
Per costruire il vostro kanban personale vi servono: un tabellone/lavagna, i post-it, i pennarelli. E basta.
Sulla lavagna dovete costruire la vostra mappa di flusso di lavoro. La forma più primitiva è Da Fare, In Esecuzione, Fatto. Il numero di compiti che potete tenere nella colonna In Esecuzione deve essere limitato a due-tre elementi. Ma non dovete pensare che questo è una forma definitiva. Dovete costruire le colonne in funzione delle vostre esigenze personali. Ad esempio potete aggiungere una colonna In Attesa, dove vengono messi i compiti che avete preso da eseguire, ma per qualche motivo non potete portare a termine in questo momento. Ma state attenti che anche questa colonna deve essere limitata, e poi quando diventa possibile realizzare gli elementi ivi contenuti, non dovete aggiungerli nella colonna In Esecuzione prima che in essa non si liberi un posto. Potete poi segnalare sui Post-it (sui quali scrivete i compiti che avete in coda da fare e poi spostate sulla lavagna) anche il momento in cui li avete preso in mano e quando li avete terminati (per capire i tempi coinvolti nella realizzazione) ecc. I compiti poi si tirano (pull) dalla colonna Da Fare e si spostano nella colonna In Esecuzione in funzione della loro priorità. Si tratta quindi di un sistema pull che permette di essere efficaci ed efficienti nell’esecuzione dei compiti assegnati.
Ad esempio nello sviluppo dello software, si suddivide il progetto di sviluppo in attività semplici, poi si assegnano le prime attività ai singoli sviluppatori. Man mano che realizzano i loro primi compiti, vanno a tirare un compito successivo dalla colonna Da Fare e vanno avanti, sviluppando efficacemente il loro progetto. Potete anche definire una cadenza e tempo per eseguire le singole attività (tipo takt time…) così che quando qualcuno si blocca e non va avanti, è un chiaro segnale di qualche problema che deve essere gestito e risolto, magari aiutando la persona in difficoltà. Inoltre, alla fine del progetto potete pensare, in funzione delle attività completate, tempi per eseguirle e problemi riscontrati, come potete migliorare il vostro progetto la prossima volta quando dovrete prenderlo in mano. Hansei, in sostanza.
Qualche domanda? Allora cosa aspettate per iniziare il vostro primo tabellone di personal kanban?