Come comunicare efficacemente in una azienda?

Ieri avevo parlato del Perché la comunicazione efficace in una azienda è importante. Oggi invece vi dico il come…

Cosa vuol dire efficace? Vi inoltro su questo articolo per la definizione e per un esempio.

Efficacia vuol dire produrre il risultato atteso per raggiungere uno scopo, un obiettivo comune.

Comunicare in maniera efficace significa la diffusione e condivisione della conoscenza importante per l’azienda (quella che crea valore e porta verso l’obiettivo comune, per intenderci…) a tutte le persone che ne hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Quali strumenti possono essere utilizzati per diffondere questa conoscenza?

Nelle aziende vengono utilizzati molti strumenti per comunicare. Ne elenco alcuni dei più comuni: telefono, fax, email, intranet ecc.

Ci sono i pro e i contro di ciascuno di questi strumenti, ed ognuno di loro può essere considerato efficace in determinate circostanze, ed assolutamente inefficace in altre.

Vediamo qualche esempio:

• il telefono: efficace quando bisogna chiedere urgentemente una informazione necessaria per soddisfare un cliente, inefficace se si ha bisogno velocemente di qualche documento o informazione in forma scritta (o se si vuole imparare e/o approfondire il know-how aziendale). Utilizzato spesso da chi ha molta conoscenza dei processi e molte informazioni ma non ha nessuna intenzione di condividere – vuole tenerli per se stesso per migliorare il suo status personale nell’organizzazione, oppure da chi ha pochissima conoscenza e non vuole fare la brutta figura attraverso la condivisione…
• fax e email: efficaci se devi trasmettere velocemente qualche informazione scritta a qualcuno che te lo chiede, un cliente, un agente, un fornitore. Inefficace se viene usato come difesa contro delle accuse varie (“Meglio scriverlo nero su bianco e passarlo a chi di competenza, così nessuno può dirmi che non l’ho fatto…”) – in questo caso sono uno spreco assoluto e peggiore per una organizzazione.
• intranet (spesso con wiki o qualche altro metodo di knowledge management aziendale): questo è probabilmente il metodo attualmente più efficace di comunicare in una azienda. Pro: ottima condivisione, informazioni (se organizzate bene) prelevate quando e chi ne ha bisogno e in maniera veloce. Contro: spesso hanno una curva di apprendimento più lunga, certe versioni sono poco user-friendly, spesso si ha difficoltà nel far diffondere e adottare queste soluzioni alle persone in quanto al loro analfabetismo informatico.

Ma secondo voi, queste difficoltà sono superabili? Se si organizza il progetto in maniera strutturata in tutta l’azienda e se si scelgono soluzioni abbastanza semplici da usare, direi che dopo un pò di tempo gli svantaggi diventano vantaggi e valore aggiunto per l’azienda…

Per questo motivo io sono attualmente assolutamente pro soluzioni come intranet e wiki, che con una curva di apprendimento iniziale soddisfano poi tutti i punti del perché dell’importanza della comunicazione elencati ieri. Non è una cosa immediata, non è semplice come il telefono o email, ma spesso porta a dei risparmi di tempo e denaro enormi a lungo termine…

Voi invece cosa ne pensate? Avete qualche altra idea innovativa?