Vorrei che rispondeste a una mia breve domanda: è meglio essere efficienti al 80% o al 100%?
Chiaramente, tutti direte che il 100% è chiaramente meglio dell’80%, ma non è proprio così…
L’articolo di Mark Graban spiega questo concetto in un modo molto chiaro (traduzione automatica).
Quando un sistema viene progettato per essere efficiente al 100%, le code e le attese sono inevitabili.
Non per chi fa il lavoro, no, colui è sempre occupato anche sopra la sua capacità, ma per il cliente del processo.
Il un processo progettato ad avere l’efficienza al 100% il cliente deve aspettare che la persona, che fa il lavoro di cui chiede, si liberi per portare avanti la sua richiesta.
E’ una legge della natura che può essere anche dimostrata matematicamente (per questo calcolo Mark consiglia la lettura di due libri Factory Physics e Slack). In Factory Physics, in funzione della variazione che si ha nel sistema, i tempi di attesa iniziano a crescere esponenzialmente sopra il livello di utilizzazione di 80% e se il vostro obiettivo è solo il basso costo, i vostri clienti soffriranno. Se invece volete essere responsivi ad essi, dovete progettare il sistema con al massimo 80% di efficienza.
Per questo motivo il lavoro deve essere progettato per avere un’efficienza di circa 80% ma costruito intorno al flusso verso il cliente, ossia una volta preso in carico un cliente quello viene finito e poi preso il cliente successivo. Niente multitasking (un altro dei famosi miti che ho già elaborato in passato…).
Se lo progettiamo in questo modo, pensando come prima cosa al flusso verso il cliente, l’efficienza non potrà mai essere di 100%, un pò di spreco nel cercare l’informazione/prodotto che serve a questo particolare cliente ci vuole.
Ma il vantaggio che otterremo ragionando in questi termini è il cliente più soddisfatto del servizio/prodotto che gli abbiamo offerto.
Secondo voi, ne vale la candela?
Oppure è meglio lasciare ogni cliente ad aspettare mentre noi ne serviamo altri 2-3 contemporaneamente?
Dopo aver letto il tuo articolo, concordo che è meglio essere efficienti all’80%; comunque non è detto che il rimanente 20% debba per forza essere “spreco”. Cosa ne pensi se si induce il collaboratore a dedicare questo tempo a pensare al miglioramento?
Hai assolutamente ragione!
È proprio quello il tempo “che non c’è mai” ma che le aziende efficienti “miracolosamente” trovano per il miglioramento delle proprie attività… Uso utile del tempo: formazione, fare delle prove sul processo standard attuale, SMED, 5S, ecc ecc, sono solo alcune delle attività che possono essere fatte nel tempo “morto”…