Pensate alla seguente situazione: avete ottenuto un nuovo lavoro come impiegato in ufficio. Ne siete entusiasti, non vedete l’ora di iniziare. All’indomani vi presentate con tutto il vostro entusiasmo e volontà di imparare, di “spaccare il mondo”.
Ma la situazione non è proprio come pensavate:
- non c’è nessuno che vi introduce al nuovo ambiente di lavoro
- nessuno vi spiega come è organizzato il luogo di lavoro, quali sono i vostri benefici, le vostre chiare responsabilità
- nessuno vi mostra la vostra nuova scrivania
- nessuno si è preoccupato di avvisare del vostro arrivo e quindi vi trovate senza il PC, telefono
- non sapete dove sono i bagni
- non sapete cosa sarà esattamente il vostro lavoro e dove trovare il materiale per svolgerlo
- il vostro nuovo capo è fuori ufficio e vi è stato detto che dovete aspettare che rientri per capire le vostre nuove responsabilità perché loro non vogliono prendersi la responsabilità per non sbagliare qualcosa. E lui rientra dopo 5 giorni che avete passato in ufficio seduto davanti a una scrivania vuota…
- anche quando arriva il capo vi spiega a brevi linee cosa sarebbe il vostro compito e lascia che vi arrangiate da soli – dovete capire chi sa che cosa e poi diventare suoi amici per poter estirpare questa informazione e poter fare il vostro lavoro
Siete lasciati a voi stessi. E dovete arrangiarvi da soli per capire come funzionano almeno le cose elementari.
Il vostro entusiasmo è passato dalle stelle alle stalle…
Vi è mai capitata una situazione del genere (anche parzialmente…)?
Ma deve per forza essere così?
Io dico di no. Si può (e si deve…) fare meglio!
Ma come? Il metodo più semplice è determinare di cosa ha bisogno ogni neo assunto. Sicuramente prima dell’inizio del lavoro deve essere comunicata la vostra assunzione a chi di dovere per preparare tutto il necessario affinché quando arrivate in ufficio avete le cose elementari funzionanti – PC, telefono, email ecc.
Deve essere incaricato qualcuno (anche se il vostro capo è assente…) per farvi fare il tour del luogo di lavoro, farvi conoscere i vostri nuovi collaboratori, mostrarvi come funzionano tutte le cose, dai bagni, alla mensa, ecc.
Devono essere spiegati gli elementi culturali dell’azienda – i principi fondamentali che sono da rispettare, del come funzionano le cose qui (ad esempio vedete il post di ieri sui principi della Zappos…), i benefici che si possono avere.
Qualcuno deve essere incaricato alla vostra formazione diretta sui compiti che dovrete fare, il vostro supervisore fino a quando non raggiungete la maturità e l’esperienza per eseguirlo autonomamente.
OK, direte voi, tutto bello e buono, ma come faccio a realizzare praticamente tutto questo coordinamento? Esiste un metodo “difficilissimo” per fare tutto ciò e non dimenticarsi di niente: la checklist…
Mettete tutti i punti importanti che devono essere seguiti in una checklist e ad ogni nuova assunzione seguitela ed aggiornatela in funzione degli eventuali problemi che incontrate o bisogni delle persone. In questo modo avrete raggiunto uno scopo duplice: i nuovi impiegati saranno contenti e non perderanno l’entusiasmo al primo giorno di lavoro e migliorerete nettamente la vostra organizzazione e cultura di cooperazione aziendale.
Ne vale la pena provare?
Avete anche voi qualche vostro esempio personale da raccontare nei commenti? La descrizione del vostro primo giorno di lavoro?
Nella vecchia azienda avevamo una sezione dedicata all’orientamento delle “reclute” nella wiki aziendale.
Questo non sostituisce la necessitá assistere gli ultimi arrivati, ma almeno semplifica le cose.
Far trovare una mail nel nuovo account di posta appena creato per la nuova persona, con per prima cosa le istruzioni per cambiare le password e quindi i primi passi per “orientarsi” é solitamente una buona pratica, e da qualcosa da fare al nuovo collega mentre ci si prepara per la sua prima riunione.
Questo sicuramente è un buon inizio per il nuovo assunto…
Ma avete uno standard che definisce questa procedura e cosa dovete preparare per il nuovo assunto oppure avete solo le istruzioni per lui su come fare le proprie preferenze personali?
La parte comune della procedura è standard e comprende
– un responsabile (e una posizione nella gerarchia)
– una scrivania con computer e dotazione base di software
– una email
– un account sul server interno per accedere alle sue cartelle di lavoro
– solitamente un account sul controllo versione
– Se necessario un telefono
– Chiavetta per il caffè
– Quaderno e penna
le parti variabili invece sono a carico del responsabile e comprendono
– Selezione dei software da installare sulla macchina
– Qualunque dotazione particolare (tavolette grafiche, macchine più potenti, portatili …)
– Definizione del processo di integrazione nell’azienda
Mi fa veramente piacere vedere qualcuno che ha procedure definite per queste cose! E’ anche scritta (magari sto chiedendo troppo…)?
Riguardo le parti variabili, mi piacerebbe capire chi è che determina di cosa ha bisogno il neo assunto: lui stesso che non sa niente di cosa dovrà fare oppure l’organizzazione che sa di cosa dovrà occuparsi e gli mette a disposizione dei tool che sa che dovrà impiegare e lui può scegliere tra di essi?
Per la dotazione iniziale ci pensa il responsabile (persona immediatamente sopra nella scala gerarchica). La lista dei software installati viene quindi ampliata successivamente in base alle necessità del collaboratore, mediando opportunamente con le necessità di standardizzazione (ad esempio i file in formato MS Office), i costi di licenza e le altre policy aziendali.
In generale però si cerca di avere un ambiente di lavoro sandbox, dove non ci sono grossi problemi ad installare e provare nuovi tool (a meno che richiedano licenze), dato che aumentando la “burocrazia” da questo punto di vista si aumenta inutilmente la frustrazione degli sviluppatori e si allungano i tempi.
Se malauguratamente procedendo in questo modo i computer si guastano (succede comunque di rado) abbiamo i backup, e in generale tutti i file di lavoro sono su server esterni.