Come seguito al mio articolo di ieri, oggi vi presento il primo degli articoli dove indico una buona pratica e vi invito ai suggerimenti.
Nella produzione, dove lavorano le persone, generalmente ogni giorno il lavoro si ripete e il concetto di lavoro standard è abbastanza facile da determinare.
Ma cosa succede in ufficio, dove il lavoro non è ripetitivo o si ripete una volta all’anno ad esempio?
In questo caso la soluzione migliore, nella mia opinione, è di usare le checklist. E in questo articolo vi faccio vedere come gestisco io il lavoro poco ripetitivo attraverso le checklist.
L’esempio che vi mostro, oltre ad essere un caso esemplificativo, può anche esservi utile in quanto spiega quali sono le modalità per fare il MUD ambientale (che dovrete ancora fare quest’anno addirittura due volte, poi l’anno prossimo ci sarà a pieno regime il SISTRI).
Come prima cosa dovete avere uno scadenzario. Io personalmente utilizzo Google Calendar in quanto è semplice, intuitivo e raggiungibile dappertutto (online) e ha backup automatico (in caso di perdita dati o rottura del PC). Ma uno scadenzario qualsiasi può andar bene, basta che lo usate con costanza.
Per eseguire il compito mi sono costruito una checklist che vi allego qui sotto (cliccate sulle immagini per ingrandirle). Perché una checklist? Non è più facile ricordarsi cosa c’è da fare senza scrivere per forza una procedura? Basta andare a cercare cosa avevi fatto l’anno scorso, potrebbe essere un vostro suggerimento.
Io preferisco usare la checklist, perché così non devo ricordarmi a memoria tutti i passaggi della procedura a distanza di un anno… Preferisco usare la mia memoria per altre cose a maggior valore aggiunto. Ed è proprio quello lo scopo della checklist: non saltare i passaggi a distanza di tempo, quando lo stesso processo viene ripetuto. E’ un promemoria che descrive il lavoro standard e basta. E non mi vergogno assolutamente di usarlo in quanto mi fa risparmiare tempo nel cercare le informazioni e nel ricordarmi cosa devo fare successivamente.
Man mano che evado una fase della mia checklist, cancello il numero della fase e mi porto sulla fase successiva. Molto semplice e immediato, non devo pensare a niente e non devo ricordarmi della procedura a memoria…
Allo stesso modo possono essere fatte le procedure per qualsiasi altra gestione nelle aziende, che si ripetono raramente. E una volta fatte e salvate sul computer (e anche in backup da un’altra parte), restano lì a disposizione di chiunque voglia usufruirne. Anche la formazione di un’altra persona alla quale volete relegare la compilazione, come potete osservare dalla procedura, è abbastanza semplice e intuitiva…
Se poi avvengono dei cambiamenti nella gestione, man mano che eseguiamo i passi della checklist ci segnaliamo le eventuali variazioni e miglioriamo l’usabilità della stessa aggiornandola. Così il ciclo PDCA va avanti ad ogni interazione.
E se non ho nessun standard (nessuna checklist)? In questo caso mi riferisco alle famosissime parole di Taiichi Ohno: “Se non esiste lo standard, non esiste il miglioramento”. In pratica non potrei migliorare alla seconda e successive interazioni in quanto ogni volta avrei dovuto reinventare lo standard… Uno spreco inutile…
Avete qualche suggerimento da fare per migliorare la mia procedura? Per semplificarla? Per renderla ancora più immediata? Sono qui e vi ascolto…
Avete una procedura simile da proporre? Allora andate sulla pagina Lean Solutions per leggere le modalità…
