Nel nostro lavoro quotidiano siamo sempre impegnati da centinaia di piccole decisioni che dobbiamo prendere. Alcune di queste decisioni sono cose piccole, insignificanti, che non portano nessun valore ai nostri clienti o a noi stessi.
Ma ognuna di queste piccole decisioni occupa un pezzettino del nostro cervello e toglie lo spazio alle decisioni fondamentali per il nostro business, quelle che portano valore aggiunto ai nostri clienti.
Allora, come si può fare a sfruttare il nostro cervello in maniera ottimizzata e prendere solo le decisioni importanti? La risposta viene data dalla standardizzazione. L’idea finale della standardizzazione è di liberare la mente delle persone il più possibile dalle piccole decisioni quotidiane e di concentrarsi sulle decisioni importanti con una mente fresca.
Perché più dettagli della nostra vita quotidiana riusciamo a spostare all’automazione, maggiore sarà la libertà dei nostri poteri di mente per il loro lavoro importante. Non esiste una persona più miserabile di quella nella quale l’indecisione è l’unica abitudine… (William James)
La standardizzazione, le checklist, permettono l’esecuzione quasi automatica di compiti poco importanti e ripetitivi, il nostro cervello può riposare e non essere sollecitato, entra in un flusso psicologico dove il tempo e le attività passano quasi inosservate e vengono effettuate in maniera perfetta (avete mai sentito esempi di giocatori di basket che raccontano che in un determinato lasso di tempo riuscivano a fare qualsiasi cosa senza sbagliare niente (in the zone)?; avete mai guardato qualche film che vi interessava molto e non vi siete accorti che sono passate 2 ore?; alla guida voi pensate a cosa dovete fare (premere freno, accelerazione…) oppure lo fate in automatico e pensate ad altre cose? ecc ecc – questo è il cosiddetto flusso psicologico…). Racconterò qualcosa in più sul flusso psicologico in un articolo successivo.
Per raggiungere lo stato di flusso psicologico, chiaramente, bisogna passare per l’interesse delle persone per un determinato compito, che esse devono imparare a fare attraverso il lavoro standard. Dopo molte ripetizioni questo standard diventa l’automatismo nel fare il proprio compito e la mente si libera per altri pensieri. L’obiettivo delle organizzazioni lean è esattamente quello di incanalare questi pensieri delle persone nel sviluppare e migliorare il loro lavoro e non disperderlo in altre cose che non portano a nessun valore per l’azienda/cliente (tipo ascoltare la radio, la musica, cercare attrezzi…). Se riuscite a farlo, tutto il vostro personale comincerà ad usare la propria creatività e il loro cervello per migliorare il loro posto di lavoro, renderlo più sicuro, più efficiente, con meno sprechi e più valore aggiunto… E l’organizzazione inizierà a crescere…
Ma non si arriva in questa condizione in un istante: serve del tempo per sviluppare gli standard, renderli attivi nel posto di lavoro, sviluppare le persone a seguirlo giorno per giorno. E’ richiesto un duro lavoro da parte dei leader dell’azienda a creare un ambiente di lavoro dove vengono esplicitate tutte queste condizioni, di organizzare questo ambiente in modo tale che tutto funzioni adeguatamente in un flusso continuo. Solo questo flusso fisico può permettere poi la creazione di flusso psicologico necessario per raggiungere gli obiettivi posti, ossia il miglioramento continuo.
Se ci sono distrazioni al flusso, le persone istintivamente iniziano a cercare i modi per eliminarle e perdono tempo nelle decisioni senza alcun valore. Vengono in pratica portate fuori dal loro flusso psicologico e dentro ad una situazione di caos nella quale bisogna pensare in continuazione cosa fare dopo, come farlo e perché farlo per ritornare allo stato di flusso precedente… Se invece l’organizzazione non è gestita adeguatamente non si arriva mai ad avere lo stato di flusso psicologico nelle persone in quanto esse devono in continuazione fare qualcosa di diverso, prendere decisioni diverse ecc ecc. Vengono distratte e fanno il loro meglio arrangiandosi…
Allora, la mia domanda è: Vogliamo costruire nelle nostre organizzazioni questa stabilità dei processi, dove le persone sanno cosa devono fare, quando lo devono fare, liberando le loro menti per attività più prolifiche (a valore aggiunto) oppure le lasceremo al solito caos quotidiano, a correre a destra e a sinistra senza regole in cerca di chissàchecosa perdendo tempo prezioso per la nostra organizzazione? Pensateci…
