Supponiamo che nella vostra organizzazione, aumentando la complessità gestionale della stessa, stanno crescendo a livelli molto alti anche i costi delle trasferte dei vostri manager. Vi potreste chiedere: cosa possiamo fare per ridurli? Una risposta ci viene data da questo articolo su Il Sole 24 Ore: fare i viaggi virtuali.
Cosa vuol dire viaggi virtuali? Qualcuno di voi ha mai sentito parlare di videoconferenze? Penso tutti… Infatti, alla base di questo risparmio sono le videoconferenze che mettono in contatto visivo le persone che dovevano riunirsi, nella comodità del proprio ufficio, senza dover sottoporsi alle torture delle lunghe code in macchina o degli aeroporti sempre affollati.
Inoltre, il tempo che viene risparmiato (oltre ai soldi…) è tempo che può essere utilizzato per fare qualche attività a valore aggiunto nella vostra organizzazione (es. migliorare i vostri processi interni…). E poi, da non sottovalutare, ne beneficia anche l’ambiente (minori emissioni di CO2…).
Il software e hardware necessario per fare una videoconferenza ha un costo irrisorio (si può spendere qualche decina di euro per la videocamera, anche HD… mentre il software oramai può essere trovato gratuito, basta fare una ricerca su google…). Quindi, con meno di 100€ possiamo abilitare la ricezione e trasmissione (scambio) di dati e immagini direttamente dal nostro computer, parlando direttamente con la persona con la quale dovevamo incontrarci.
Allora, quale è il problema? Perché questa soluzione non viene utilizzata da tutti i manager? Secondo me, è la difficoltà dei manager classici ad avvicinarsi alle nuove tecnologie, preferendo il contatto umano diretto anziché un’immagine sul computer “che può essere decriptata da chiunque e qualcuno potrebbe rubarci il nostro know-how di come fare la crepes più buona del mondo…”. Per tranquilizzarvi, le immagini di una videoconferenza solitamente sono protette come ad esempio il vostro account della posta elettronica, oramai lo standard è di una cifratura a 128bit (o quelli più sofisticati a 256bit) molto difficile da craccare…
Esistono anche soluzioni a pagamento, ma se non avete l’esigenza di alta definizione, di 300 persone che si collegano o simili, ma vi basta un collegamento veloce con qualcuno, anche le soluzioni come Skype o Google Talk o simili potrebbero essere più che utili e sufficienti…
Il fondamento di lean thinking è la riduzione degli sprechi. Alcuni dei sprechi più famosi sono il tempo di attesa (in coda o in aeroporto…) e lo spreco di trasportazione (viaggio…). Perché non ridurli o eliminarli del tutto se non ci costa nulla? Il viaggio dovrebbe essere fatto solo ed esclusivamente se bisogna andare a visitare un vostro stabilimento (o del vostro cliente o fornitore…), perché l’unico modo per vedere come funziona un processo è vederlo e capirlo di persona e parlare con le persone… Invece le riunioni futili possono essere e dovrebbero essere fatte a distanza…
Si, è davvero incredibile quanto poco venga utilizzata questa tecnologia, che fra l’altro, con le moderne tecnologie costa davvero nulla!
Grazie per il commento. Infatti, ogni giorno mi meraviglio sempre di più quanto poco vengono prese in considerazione soluzioni simili.