Che cosa è un processo? Il processo è l’insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata (input) in elementi in uscita (output). (ISO 9000:2005)
Vuol dire una scatola nella quale avviene qualche trasformazione, nella quale arrivano in ingresso i materiali/informazioni e questi vengono trasformati in altri materiali/informazioni.
L’obiettivo di lean thinking è l’ottimizzazione del flusso tra i vari processi di una organizzazione, in modo tale che non ci siano degli sprechi e che tutto scorra in maniera continua e senza intoppi o fermate.
Per realizzare ciò, bisogna però sapere come definire il processo, che domande chiedere in ingresso, nel processo e in uscita dello stesso per verificare che tutto sia stato realizzato come pianificato. Quali sono queste domande?
- In ingresso: Il materiale/informazione/assistenza che arriva è stato richiesto dal processo? Quale è il segnale all’anello precedente che si ha bisogno di materiale/informazione/assistenza? Come viene verificato in maniera visuale che è arrivato materiale/informazione/assistenza richiesto e che è conforme? Esiste uno standard per definire come deve presentarsi e come deve essere elaborato il materiale/informazione/assistenza in ingresso? Di chi è la responsabilità per fornire il materiale/informazione/assistenza in ingresso? Di chi è la responsabilità per elaborare questo materiale/informazione/assistenza? Il fornitore risponde solo alla richiesta del suo cliente o fornisce materiale/informazione/assistenza anche senza di essa? In che modo fornisce il suo servizio? Il percorso da dove arriva il materiale è definito e semplice?
- Nel processo: L’attività a valle ha chiesto con un segnale specifico l’esecuzione del processo? Tutte le attività sono definite in termini di contenuto, sequenza, tempi e risultati attesi? Come si fa a controllare in maniera visuale che tutto è stato effettuato come pianificato? Come viene gestita la fuoriuscita dallo standard? Quale è il segnale che l’attività è stata eseguita diversamente rispetto allo standard? Chi deve eseguire l’attività?
- In uscita: Il materiale/informazione/assistenza in uscita è conforme a quanto definito? E’ stato consegnato all’attività a valle solo ciò che questa aveva richiesto? Esistono più percorsi che il materiale/informazione/assistenza in uscita può seguire e non uno solo? Di chi è la responsabilità di gestione del materiale/informazione/assistenza in uscita? Che cosa se ne fa?
Queste sono solo alcune delle domande fondamentali che devono essere poste ad ogni anello di un processo complesso, per poterlo definire completamente. Il lean thinking introduce tutti i controlli nelle interfacce tra le varie attività (connessioni, percorsi), che non sono esplicitamente richiesti nella normativà ISO 9001:2008. Questa normativa richiede la definizione dei processi ma non richiede il flusso continuo. E questo è la maggiore differenza tra i due modi di pensare e gestire la qualità e le organizzazioni…