Una attività, per essere completamente definita, ha bisogno di essere strutturata e autodiagnostica. Cosa vogliono dire questi due termini?
Strutturata vuol dire definita in termini di:
- contenuto
- sequenza
- tempistiche
- risultato atteso (in termini di forma, quantità o tempo ciclo)
Autodiagnostica invece vuol dire che, oltre ad essere strutturata, deve incorporare due verifiche:
- la prima deve segnalare immediatamente che si è verificato un problema se l’attività viene eseguita diversamente dal contenuto, sequenza o tempo prestabiliti
- la seconda deve segnalare immediatamente che si è verificato un problema se l’attività ha dato un risultato diverso da quello atteso in termini di forma, quantità o tempo ciclo
Cosa comporta questa regola? L’esecutore dell’attività ha un feedback chiaro, non ambiguo (sì/no) che ha eseguito correttamente l’attività e prodotto un bene, un servizio o una informazione nella forma, quantità e tempo richiesto dal suo immediato cliente. Controllando le ipotesi di autodiagnosi ad ogni ciclo di esecuzione, si instaura un ciclo di miglioramento continuo che permette un apprendimento costante dell’organizzazione.
Le organizzazioni lean definiscono e standardizzano tutte le loro attività in questi termini e quando una delle condizioni non è soddisfatta, viene esaminata l’attività e vengono determinate le contromisure per renderla tale.